Hur förhandlar man med en leverantör?

Nedan har du lite sju punkter att följa om det är så att ni har ett större avtal att förnya med exvis Microsoft, IBM, Adobe eller liknande.

Lycka till och behöver ni hjälp är det bara att göra av sig så klart!

1. Förstå och analysera förslaget

- Granska det nuvarande avtalet: Gå igenom detaljerna i ert befintliga avtal, med fokus på nuvarande tjänster, licenser och eventuella förmåner som ni får. Se till att du vet exakt vad som har levererats under den senaste avtalsperioden..

- Utvärdera användning och behov: Utvärdera hur mycket av de nuvarande tjänsterna som faktiskt används. Undersök hur effektivt de programvaror ni köpt används av anställda och avdelningar.

- Benchmarking: Jämför ditt förnyelsepris med andra företag av liknande storlek och bransch (e.g. Gartner eller er LAR). Detta kan ge dig insikt i om deras prishöjning är rimlig eller inte.

2. Definiera dina krav

- Förtydliga dina behov: Vad behöver du från leverantören under de kommande åren? Vilka ytterligare funktioner, tjänster eller produkter skulle motivera en prishöjning? Var tydlig med vad du förväntar dig.

- Fokusera på värde: Lista områden där du anser att leverantören inte har levererat värde under de senaste fem åren (t.ex. support, prestanda, funktioner etc.). Var beredd på att diskutera dessa punkter under förhandlingen.

3. Utvärdera alternativa lösningar

- Konkurrenskraftiga alternativ: Undersök alternativ till leverantörens tjänster, särskilt molnerbjudanden (Azure, Google Workspace, AWS, etc.). Att ha alternativ i åtanke kan ge hävstångseffekt under förhandlingarna. Även om du inte planerar att byta hjälper det dig att förstå dina alternativ om du vet vad konkurrenterna erbjuder.

- Hybridlösningar: Om en fullständig övergång från en leverantör är för kostsam eller störande kan du överväga en hybridlösning (dvs. att behålla vissa produkter men gå över till alternativ för andra). Detta kan skapa en hävstångseffekt för att förhandla fram bättre villkor för dina återstående tjänster.

4. Inled en tidig dialog

- Öppen kommunikation: Boka ett tidigt möte med leverantörens säljteam och uttryck din oro över prishöjningen. Var öppen med dina farhågor och bristen på mervärde.

- Be om en motivering: Be om en detaljerad redogörelse för varför höjningen är nödvändig. Finns det några nya funktioner, verktyg eller förbättringar som motiverar den extra kostnaden? Om inte, fråga varför de anser att en prishöjning är rimlig.

- Utnyttja volym och långsiktiga åtaganden: Betona ditt företag storlek är och hur viktig relationen är. Detta ger dig en stark förhandlingsposition, särskilt om leverantören vill behålla en stor kund.

5. Förhandlingsstrategi

- Söka rabatter: Be om rabatt på förnyelsepriset i utbyte mot ett längre åtagande eller ytterligare volymlicensiering. Du kan också begära en flerårig förnyelse till ett fast pris för att undvika potentiella höjningar inom en snar framtid.

- Förhandla om betalningsvillkor: Om prishöjningen inte är förhandlingsbar, undersök möjligheten att omstrukturera betalningsvillkoren (t.ex. sprida ut betalningarna över flera år).

- Kräv transparens: Begär transparens kring deras prishöjningar, t.ex. en tydlig uppdelning av vad som driver kostnaden, och undersök möjligheterna att anpassa avtalet så att det passar just dina behov utan att betala för onödiga funktioner.

- Andra faktorer än priset: Överväg att be om andra eftergifter än priset, t.ex. enhetlig support, fler utbildningsresurser, anpassade lösningar eller andra mervärdestjänster som skulle göra kostnadsökningen mer acceptabel.

6. Förbered dig på att gå iväg (BATNA - Best Alternative to a Negotiated Agreement)

- Känn till ditt slutresultat: Identifiera den maximala prisökning som du är villig att acceptera. Var tydlig med vilka kompromisser du är beredd att göra och var du kommer att gå om leverantören inte kan uppfylla dina villkor.

- Ha en reservplan: Om förhandlingarna misslyckas ska du vara redo att genomföra din alternativa plan (oavsett om det handlar om att byta till en annan leverantör, anta hybridlösningar eller omförhandla med leverantören i ett framtida avtal).

7. Dokumentera allt

- Få allting skriftligt: Se till att alla villkor, avtal och eventuella förhandlingar dokumenteras, inklusive eventuella överenskomna rabatter, anpassade tjänster eller framtida servicenivåer.

8. Summering

Kortfattat kan man dela upp arbetet enligt nedan:

Vecka 1-2:

• Samla in data om nuvarande användning, prestanda och tidigare erhållet värde.
• Undersök alternativ till leverantören (konkurrenter, hybridmodeller).
• Definiera dina viktigaste krav och potentiella kompromisser.

Vecka 2-4:

• Inled diskussioner med leverantören, ta upp problemen med prisökningen och be om en motivering.
• Identifiera områden där de inte har hållit vad de lovat eller där du inte får tillräckligt med värde.
• Börja undersöka eventuella icke-prisrelaterade eftergifter (support, funktioner etc.).

Vecka 4-6:

• Presentera ditt motbud eller alternativ (flerårigt avtal, rabatter, betalningsvillkor etc.).
• Slutför om möjligt och försök få klarhet i de slutliga villkoren.
• Dokumentera alla avtal.

Genom att strukturera förhandlingen med tydliga mål och utnyttja din organisations storlek och behov kan du hantera kostnadsökningen och eventuellt få bättre villkor.